世の中「働き方改革」という言葉が、一般的になり
働きやすい環境を日本中で考えられています。
でも、実際はどうでしょうか。
〇私の仕事は
私は、ネットで販売をしている企業で働いております。
もともと某家電量販店で販売員として働いておりましたが、
これからはWEBでの販売が主流となると考えて、
独自でWEBに関して学びながら現在の会社に転職しました。
そこで、もう10年以上働いておりこの会社では古株です。
仕事は、主にシステム関連の部署で、
・ネット販売用のシステムの運用
・データアナリスト
的な仕事をしております。
過去には、WEBマーケティングやコールセンターのオペレーター、
総務部なども経験しており、生き字引的に他部署の業務サポートを
引き受けたりもしておりました。
〇終わらない仕事
私たちの会社はとにかく会議が多い。
忙しい上層部との情報共有や進捗の確認が主な目的ですが、
参加メンバーが多く非効率な状況が通例になっており、
ほぼ終日会議なんてことも普通の状態でした。
そのうえ、会議のための会議や資料作りが、
本当に達成しなくてはいけない業務の時間を圧迫し、
残業が増える負の連鎖が続いておりました。
〇続く負の連鎖
ベンチャー企業の会社は、日々進化していきます。
人事評価制度が生まれ目標達成し評価される基準がはっきりしました。
人の移り変わりも激しい。
そのため、過去いろいろな業務を経験している私は、
引継ぎ要因に駆り出されることが頻繁にありました。
評価される目標は変わらず、会議＋引継ぎが重なり、
残業時間が増える負の連鎖は続きます。
※唯一の救いは、引継ぎの影響は人事評価の際に考慮された事です。
これはさすがにヤバイと一大決心をしました。
〇自分自身の改革
作業時間を確保するために行った2つことを行いました。
①無駄な会議に参加しない
参加しても、正直必要ないなと思っている会議が多かったです。
業務に関わらない人の中間報告を延々と聞くことは時間の無駄でした。
そこで上司に会議前、魔法の言葉を使い続けました。
「この会議私は必要ですか？」
実はこの言葉だけだと上司によっては期限を損ねてしまうので、
自分がその会議に参加しない不要な理由を述べて上司に納得してもらい、
この後が重要なのですが、参加しなかったことで業務に集中して
作業がはかどったことを上司に報告し感謝の言葉を伝え続けたのです。
このおかげで、会議の数が激減し、作業時間の確保ができるようになりました。
※会議内容は必ず議事録に目を通すようにして共有はしております。
②集中タイムを作る
作業時間を奪う理由の一つで、他の社員からの質問や相談が頻繁にあり
その対応で時間を奪われていました。
人の移り変わりが激しいので、長くいる私に困ったら質問する
ってことがなんとなく社内の常識になっていて、
「これ私の業務外の内容だよね」
って質問が多々あり時間を取られていました。
そこで打った施策は「集中タイム」です。
集中タイムとは、業務に集中する時間を設けその時間帯は、
誰も私に話しかけないように社内で徹底する。
という内容です。
ポイントは、
・社内に徹底しスケジュールを確保する。
・集中タイム中とわかるように看板を立ててデスクに置いておく。
ということ。
要するに他の人にいかに集中タイムを認知していただくかが重要です。
あと、集中タイムは午前中が良いです。
午前中は、頭がさえているので考えることに集中しやすいです。
午後は、集中したくても眠くなってしまいます（笑）
〇残業が減ったことで得られたこと
こうして、営業時間に目標達成のための時間を確保できるようになり
残業が大幅に減りました。
そのため
・ジムに行くなど自分の時間にあてられるようになった。
・子供たちが寝る前に替えれるようになり家族のコミュニケーションも増えた。
・睡眠時間が確保できより健康的になることでさらに効率が上がった。
と副産物も含め好転的に動き始めています。
まずは、自分で実績を作り、会社で共有していきたいと思っております。
働き方改革こそトップダウン型よりボトムアップ型の改革が良いのではないか
と実感して思います。
